Graças à digitalização de documentos, caminhamos progressivamente para o fim do uso do papel em grande escala. A desmaterialização e conversão ao formato digital trazem benefícios únicos a cada empresa. Os custos são reduzidos, a produtividade aumenta e é atingida a mobilidade dos recursos documentais da empresa.
Os sectores de mercado que podem tirar mais partido deste serviço são variados. Nas grandes empresas que lidam com alto volume de negócios, uma simples medida de eliminação de registo de papel pode ter um impacto enorme na poupança de materiais e dinheiro. Nas empresas mais pequenas, mas cujo produto está ligado fortemente à área documental de formato físico como imprensa, bibliotecas ou instituições com responsabilidades de arquivo de relatórios desportivos, ambientais, de saúde, etc.
O maior entrave à implementação da desmaterialização de documentos acaba por ser a legislação. As empresas ainda têm obrigatoriedades legais de manutenção de formato físico de certos elementos e a certificação de autenticidade de documentos nem sempre é possível ou é a ideal.
Com o aparecimento da Covid-19 a adoção da digitalização de processos têm ganho mais força em todos os sectores e espera-se que as vantagens se tornem evidentes às organizações.
Principais Vantagens
Facilita a busca de documentos – O acesso, por ser feito em plataformas digitais, fica disponível com maior facilidade a todos os elementos de uma organização sem que distância seja problema;
Poupança de espaço – Com a digitalização de documentos em formato físico liberta-se espaço que não estava a ser usado da forma mais eficiente;
Facilidade de edições e revisões – Tanto o documento em si, a sua certificação ou como está identificado é mais facilmente revisto através de plataformas online;
Proteção de desastre – Objetos físicos sofrem sempre com ameaças físicas: Inundações, incêndios, ácaros, desastres naturais, etc. A digitalização oferece um backup e redundâncias;
Uniformização de arquivo – As organizações têm que arquivar os seus documentos mas também os de parceiros, fornecedores e clientes. Nem todas as organizações têm o mesmo método de arquivamento e através da digitalização é possível uniformizar esses métodos;
Impacto ambiental – Reduzir a pegada de carbono tem sido uma das apostas nas organizações nestas últimas décadas. E sem dúvida que a eliminação do uso de papel é um passo bem dado nessa direção.
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