Quando as empresas têm de decidir entre apostar numa solução de ERP ou Software de Faturação, é importante saber quais são todos as potencialidades dessas ferramentas. Muitas organizações têm dificuldade em escolher qual a melhor opção para as sua necessidades.
Embora muitas vezes estes conceitos sejam apontados para a mesma finalidade, na prática, correspondem a softwares bem distintos.
Enquanto o Software de Faturação faz o acompanhamento dos principais processos da cadeia de abastecimento, o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planeamento de Recursos Empresariais) é uma solução de gestão integrada para monitorizar as operações de uma forma global.
O Software de Faturação abrange as operações comerciais: a emissão de documentos de faturação, recebimentos e contas correntes de clientes. Esta solução disponibiliza ferramentas para a gestão da empresa no presente, não tendo capacidade de planear e antecipar ações futuras.
Por sua vez, o ERP disponibiliza não só as ferramentas presentes no Software de Faturação, assim como um conjunto de ferramentas de gestão de recursos. Pode integrar módulos de gestão: financeira, ativos (imobilizado), recursos humanos, contabilidade, projetos e serviços a clientes, processo produtivo, armazém de stocks, contactos de clientes, frotas, entre muitos outros.
De uma maneira mais simplificada podemos dizer que a principal diferença entre estas soluções é que o Software de Faturação é, muitas vezes, um módulo do ERP.
O Software de Faturação é limitado ao foco no presente, enquanto que com um bom ERP podemos ter acesso a uma visão mais alargada do negócio (passado, presente e futuro). Outra distinção entre as soluções tem que ver com a obrigatoriedade de certificação. O Software de Faturação tem de ser certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de forma a poder emitir documentos de faturação. Já a maioria dos módulos de um ERP não necessita de qualquer tipo de certificação.
Mais fatores a ter em conta no momento da escolha
Atualmente, a maioria dos ERP existentes no mercado oferece como solução básica pouco mais do que um Software de Faturação. Esta solução básica não oferece ferramentas de gestão ou de planeamento.
Quanto maior é a empresa e mais complexo o seu negócio, maior é a necessidade de automatizar processos, sendo que o ERP permite a adição contínua de módulos.
Atualmente existe uma vasta oferta de Softwares de Faturação no mercado. Estas soluções não permitem escalabilidade, e por isso tendem a ficar desatualizadas mais rapidamente.
Com o crescimento da procura e oferta de soluções Cloud, há cada vez mais uma forte aposta na mobilidade por parte dos produtores de Softwares de Faturação e de ERP. A mobilidade é um fator cada vez mais determinante, especialmente no panorama atual.
As empresas pretendem sobretudo apostar em softwares à medida, que consigam responder às suas necessidades específicas. E procuram preferencialmente softwares que consigam integrar várias aplicações numa só.
Resumindo, o peso da decisão entre as duas soluções recai sobre:
- a atividade/negócio da empresa
- a dimensão da empresa
- o valor que se pretende investir na aquisição/renovações
- os custos e tempo de implementação
- os recursos a monitorizar
- a perspetiva de crescimento do negócio
- a simplicidade de utilização
- a mobilidade (possibilidade de aceder à aplicação a partir de qualquer lugar)
O processo de decisão torna-se mais fácil quando é complementado pela cooperação com parceiros especializados. A Ecobite possui a experiência e conhecimentos para criar a solução que melhor se adequa para o seu negócio.
