Desmaterialização de Documentos é a conversão dos documentos físicos para suporte digital, através da digitalização desses mesmos documentos, embora existam documentos físicos, em que não há reconhecimento de caracteres devido ao texto ter sido efetuado de forma manual, como por exemplo, um assento de nascimento antigo.
Quais os seus benefícios?
● Redução de custos de armazenamento;
● Redução de espaço físico ocupado, tornando o mesmo mais eficiente;
● Rastreabilidade de documentos, através de filtros ou palavras-chave;
● Acesso aos documentos digitais em qualquer lugar e a qualquer hora, através de diferentes dispositivos;
● Redução de risco no uso, como, por exemplo, rasgar um documento;
● Proteção contra desastres, como, por exemplo, incêndios, inundações e furtos, através da realização de backups;
● Aumento de produtividade;
● Facilidade na edição e revisão de documentos;
● Uniformização de arquivo
● Desmaterialização dos documentos simplifica e acelera a consulta por vários utilizadores, evitando assim o extravio;
● Impacto ambiental, através da redução do uso de papel e emissão de dióxido de carbono.
Quais as soluções oferecidas pela Ecobite?
Suportes de armazenamento, como, por exemplo, discos, servidores, clouds, etc. A Ecobite oferece também, uma plataforma que faz a ligação entre os vários softwares de gestão, permitindo a integração de toda a informação digitalizada.
Como exemplo, atualmente a Ecobite encontra-se a realizar uma solução de arquivamento digital da Federação Portuguesa de Judo, cujo projecto terá várias fases, passando inicialmente pela recolha do arquivo físico, a sua análise e triagem dos respetivos dossiers, para posteriormente ser efetuada a digitalização catalogação dos mesmos e eventualmente adaptado um programa OCR (reconhecimento ótico de caracteres).
